Privacy reglement

Privacy

EHBO Nieuwegein

Privacybeleid KNV EHBO afdeling Vreeswijk

Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO afdeling Vreeswijk verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Vreeswijk via het ledenadministratiesysteem DLA van de KNV EHBO. Het privacystatement is terug te vinden op www.koninklijke-ehbo.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam

• Geslacht

• Geboortedatum

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer

• Diplomanummer

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van uw betaling, voor lidmaatschap, voor cursussen, of verleende diensten

• Om u te kunnen bellen of e-mailen of per post te informeren indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren

• Om u te informeren over wijzigingen van onze dienstverlening. Zoals nieuwe cursussen en data van herhalingslessen

• Om diensten bij u te kunnen leveren

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via info@ehbonieuwegein.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De voorzitter, secretaris, penningmeester en de webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap ingaat wordt, worden de gegevens geregistreerd in de DLA en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de afdeling verwijderd. Voor de DLA: zie het privacystatement op www.koninklijke-ehbo.nl.

Inschrijfformulieren voor cursus op papier of de website

De inschrijving verloopt via info@ehbonieuwegein.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De voorzitter, secretaris, penningmeester en de webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra de inschrijving effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in de DLA en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de afdeling verwijderd. Voor de DLA: zie het privacystatement op www.koninklijke-ehbo.nl.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker jonger of ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@ehbonieuwegein.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

De financiën

De financiële administratie wordt bijgehouden in excel. De gegevens die hierin worden opgeslagen zijn alleen toegankelijk voor de penningmeester en de voorzitter. Deze gegevens zijn beveiligd door verschillende wachtwoorden.

ledenlijsten

Bij iedere lesavond is er een fysieke lijst met namen deelnemers. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het bestuurslid dat die avond aanwezig is en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen bewaard door de secretaris om aan de eisen van Het Oranje Kruis voor verlenging van de diploma’s en certificaten te voldoen.

Omgang met beeldmateriaal (foto's, video) van leden

Wij maken zonder toestemming geen foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van onze afdeling en als herinnering. Leden die beeldmateriaal willen maken dienen vooraf schriftelijk toestemming te vragen aan het bestuur om dit te mogen doen.

Gezondheidsformulieren en/of registratie van bijzondere persoonsgegevens

Gegevens die buiten de organisatie worden verwerkt (welke gegevens worden (extern) gedeeld)?

Mag ik als EHBO’er gegevens van een slachtoffer doorgeven aan de ambulanceverpleegkundigen?

Als je persoonlijke informatie hebt over het slachtoffer mag je dit gewoon delen met de ambulanceverpleegkundigen. De AVG is pas van toepassing als de informatie wordt verwerkt. Dat is of met een computer of op papier als het doel is ze in een database op te nemen. In de praktijk geef je mondeling deze informatie door. Dan speelt de AVG niet. Wat het ambulancepersoneel met de informatie doen is hun zaak. Daar hoef je je als EHBO’er niet druk om te maken.

Mag je als evenementenhulpverlener informatie over slachtoffers registreren?

Het komt regelmatig voor dat tijdens evenementen gegevens worden bijgehouden door EHBO’ers. Voor de EHBO’er op een evenement geldt vertrouwelijkheid. De informatie mag niet met derden gedeeld worden. Maar dat staat los van de AVG. De vraag is dan of er gegronde redenen zijn om de informatie te bewaren of te verwerken. Soms vraagt een vergunningsverlener dat wel. Het is een ingewikkelde vraag of een overheid dat mag verwachten van EHBO’ers. Het turven van bepaalde ongevallen is geen probleem, zolang het niet te herleiden is tot een specifiek persoon. Ons advies is: houd niet meer bij dan nodig. Minimalistisch zijn, is de sleutel.

Communicatie over privacybeleid (hoe worden leden geïnformeerd?)

Het privacybeleid van KNV EHBO afdeling Vreeswijk is terug te vinden via www.ehbonieuwegein.nl en op te vragen via het secretariaat op info@ehbonieuwegein.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris via info@ehbonieuwegein.nl KNV EHBO afdeling Vreeswijk heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.

• TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.

• DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

• Al onze mail zal via TLS verlopen (voorheen SSL) om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een vrijwilliger van onze afdeling) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNV EHBO afdeling Vreeswijk bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Uw gegevens worden, 2 jaar nadat het lidmaatschap is opgezegd verwijderd.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Op www.ehbonieuwegein.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics).

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert KNV EHBO afdeling Vreeswijk binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@ehbonieuwegein.nl.